Bildungs- und Entwicklungsdokumentation für eure Kita
Beobachten, Entwicklung sehen, Bericht schreiben.
KitaDoku begleitet euch vom kurzen Notiz-Moment im Gruppenraum bis zum fertigen Entwicklungsbericht – im Browser auf Tablet, PC und Smartphone. Und das von Anfang an datensparsam und sicher.
Erklärvideo
KitaDoku in zwei Minuten
Vom Datenschutz bis zum fertigen Bericht: Das Video zeigt, wie KitaDoku im Kita-Alltag funktioniert.
Rund 2 Minuten · mit Sprecher und Untertiteln · Abbildungen mit fiktiven Beispieldaten
Musik: „Carefree“ von Kevin MacLeod (incompetech.com), lizenziert unter CC BY 4.0.
Text zum Video lesen
KitaDoku: beobachten, Entwicklung sehen, Bericht schreiben.
Und das von Anfang an datensparsam und sicher.
Datensparsam
Von Kindern speichert KitaDoku nur Vorname und Geburtsmonat.
Kein Nachname, kein Geburtsdatum, keine Anschrift.
Server in Frankfurt
Alle Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main.
Ohne Tracking, ohne Werbung, ohne KI-Dienste.
Jede Verbindung ist verschlüsselt.
Datenschutz-Einstellungen
Einwilligungen, Gruppenzugriff und Löschfristen stellt die Leitung selbst ein.
Bei Inaktivität meldet KitaDoku automatisch ab.
Gemeinsame Geräte
Am gemeinsamen Gerät sperrt eine PIN den Bildschirm zwischen den Einsätzen.
Nach dem Entsperren wählt jede Fachkraft ihr Profil.
Start
Auf dem Start siehst du alle Kinder auf einen Blick.
Wer länger nicht beobachtet wurde, fällt sofort auf.
Beobachtung erfassen
Eine Beobachtung erfasst du in Sekunden – auch für mehrere Kinder.
Kurz notieren, Bereich antippen, passende Kriterien abhaken.
Im Funkloch wartet sie verschlüsselt und wird später gesendet.
Entwicklungs-Blüte
Jedes abgehakte Kriterium lässt die Entwicklungs-Blüte wachsen.
Sechs Blätter – die Felder des Orientierungsplans Baden-Württemberg.
Je dunkler, desto aktueller – über alle Kitajahre hinweg.
Was fehlt noch?
„Was fehlt noch?“ zeigt, welche Berichtsfragen noch offen sind.
Ein Tipp hakt ab – oder ihr druckt die Liste für den Gruppenraum.
Entwicklungsbericht
Die Übersicht zeigt, wer im Kitajahr noch einen Bericht braucht.
Frage für Frage schlägt KitaDoku die Stufe vor – samt Formulierungshilfen.
Gespeichert wird automatisch.
Für eure Kita
Katalog, Logo und Farben passt ihr an eure Kita an.
Fertige Berichte gebt ihr mit einem Tipp für die Eltern frei.
KitaDoku – mehr Zeit für die Kinder.
Datenschutz
Datensparsam und sicher – von Anfang an
KitaDoku speichert nur, was für die pädagogische Dokumentation nötig ist – und schützt es mit Rechten direkt in der Datenbank.
Nur Vorname und Geburtsmonat
Kein Nachname, kein Geburtsdatum, keine Anschrift.
Server in Frankfurt am Main
Alle Daten liegen auf Servern in Frankfurt.
Ohne Tracking, Werbung und KI-Dienste
Auch ohne externe Schriftarten oder CDNs.
Verschlüsselt
Jede Verbindung ist verschlüsselt – auch Einträge, die im Funkloch auf dem Gerät warten.
Rechte in der Datenbank
Jede Kita sieht nur ihre eigenen Daten. Auf Wunsch sehen Fachkräfte nur ihre Gruppen.
Einwilligungen und Löschfristen
Einwilligungen je Kind, Erinnerung an fällige Löschungen, Datenauskunft auf Knopfdruck.
Funktionen
So arbeitet ihr mit KitaDoku
Sechs Bausteine für den Kita-Alltag – vom ersten Notiz-Moment bis zum fertigen Bericht.
Alle Kinder auf einen Blick
Die Kinder-Wand zeigt, wen ihr zuletzt beobachtet habt – und wer länger nicht dran war. Garderobenzeichen helfen beim Wiederfinden.
- Hinweis auf Kinder, die länger nicht beobachtet wurden
- Filter nach Gruppe
- Garderobenzeichen wie Apfel, Rakete oder Sonne
Beobachtung in Sekunden
Kind wählen, kurz notieren, Bereich antippen, passende Kriterien abhaken – auch für mehrere Kinder auf einmal.
- Eine Beobachtung für mehrere Kinder
- Passende Kriterien direkt abhaken
- Im Funkloch wartet sie verschlüsselt und wird später gesendet
Die Entwicklungs-Blüte
Jedes abgehakte Kriterium lässt die Blüte wachsen. Sechs Blätter stehen für die sechs Bildungs- und Entwicklungsfelder des Orientierungsplans Baden-Württemberg. Je dunkler, desto aktueller – über alle Kitajahre hinweg.
- Körper und Lebensweise
- Wahrnehmen und Denken
- Sprache und Kommunikation
- Soziale Entwicklung
- Emotion und Motivation
- Kultur, Werte, Religion
- Ästhetische Bildung
- Medienbildung
- Wahlweise als Blüte oder als Raster
Was fehlt noch?
Offene Berichtsfragen je Kind auf einen Blick. Kriterien direkt abhaken oder die Liste für den Gruppenraum ausdrucken.
- Fragen ohne Beobachtung je Bildungsfeld
- Abhaken mit „Beobachtet am“-Datum – auch vom Ausdruck
- Druckliste für den Gruppenraum
Entwicklungsbericht Frage für Frage
KitaDoku schlägt die Stufe aus den erreichten Kriterien vor, Formulierungshilfen sparen Zeit, gespeichert wird automatisch.
- Stufenvorschlag aus den erreichten Kriterien
- Formulierungsvorschläge zum Übernehmen
- Übersicht, wer im Kitajahr noch einen Bericht braucht
Passend für eure Kita
Katalog, Logo und Farben passt ihr selbst an. Fertige Berichte gebt ihr mit einem Tipp für die Eltern frei – Eltern sehen nur, was ihr freigebt.
- Eigenes Logo und eigene Farben im Bericht
- Kriterienkatalog anpassbar
- Berichte drucken oder für Eltern freigeben
Im Alltag
Gemacht für den Kita-Alltag
Tablet, PC und Smartphone
KitaDoku läuft im Browser, ohne Installation. Auf Wunsch liegt es wie eine App auf dem Startbildschirm.
Gemeinsame Geräte
Eine Geräte-PIN sperrt den Bildschirm zwischen den Einsätzen. Nach dem Entsperren wählt jede Fachkraft ihr Profil.
Auch im Funkloch
Beobachtungen und abgehakte Kriterien warten verschlüsselt auf dem Gerät und werden gesendet, sobald wieder Netz da ist.
Rollen für das ganze Team
Leitung, Fachkräfte und Eltern sehen jeweils nur, was sie sehen sollen. Jeder Eintrag zeigt, wer ihn erstellt hat.
Für Träger und Datenschutz
Unterlagen für einen sauberen Start
Für Träger und Datenschutzbeauftragte bringt KitaDoku Vorlagen und Zuarbeiten mit, die ihr an eure Einrichtung anpasst.
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Liste der eingesetzten Dienstleister
- Zuarbeit zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Muster-Einwilligung für Eltern
- Datenschutzinformation für Eltern und Personal
- Löschkonzept
- Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag
- Zuarbeit zur Datenschutz-Folgenabschätzung
Vorlagen zur Anpassung – keine Rechtsberatung. Verantwortlich im Sinne der DSGVO bleibt der Träger.
Abgestimmt auf den Orientierungsplan Baden-Württemberg
Der Kriterienkatalog folgt den sechs Bildungs- und Entwicklungsfeldern – und lässt sich an eure Einrichtung anpassen.
So startet ihr mit KitaDoku
Demo anfragen
Schreibt uns eine kurze E-Mail. Wir zeigen euch KitaDoku und beantworten eure Fragen.
Einrichtung anlegen
Wir richten eure Kita ein. Die Leitung erhält einen Einladungscode und legt Gruppen, Katalog, Logo und Farben fest.
Team einladen und loslegen
Fachkräfte kommen per Einladung dazu – und die erste Beobachtung ist in Sekunden erfasst.
Häufige Fragen
Welche Daten speichert KitaDoku über die Kinder?
Vorname und Geburtsmonat, optional ein Garderobenzeichen und ein kurzes Kürzel (z. B. „M.“), um gleiche Vornamen zu unterscheiden. Dazu kommen Gruppe, Beobachtungen, erreichte Kriterien, Berichte und Einwilligungen. Nachname, Geburtsdatum und Anschrift speichert KitaDoku nicht.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Frankfurt am Main: Die Datenbank läuft bei Neon, die App wird von einem eigenen Server bei Hostinger ausgeliefert. Alle eingesetzten Dienstleister sind in den Datenschutz-Unterlagen aufgeführt.
Müssen wir etwas installieren?
Nein. KitaDoku läuft im Browser auf Tablet, PC und Smartphone. Wer möchte, legt KitaDoku wie eine App auf den Startbildschirm.
Funktioniert KitaDoku ohne Internet?
Zum Teil: Schnellbeobachtungen und abgehakte Kriterien werden im Funkloch verschlüsselt auf dem Gerät zwischengespeichert und gesendet, sobald wieder Netz da ist. Zum Ansehen von Kindern und Berichten braucht KitaDoku eine Verbindung – Inhalte werden bewusst nicht auf dem Gerät gespeichert.
Können mehrere Fachkräfte ein Tablet teilen?
Ja. Eine Geräte-PIN sperrt den Bildschirm zwischen den Einsätzen, nach dem Entsperren wählt jede Person ihr Profil. So ist bei jedem Eintrag klar, wer ihn erstellt hat. Bei Inaktivität meldet KitaDoku automatisch ab.
Sehen Eltern die Dokumentation?
Nur das, was ihr freigebt. Mit einem Elternzugang sehen Eltern freigegebene Inhalte – etwa fertige Berichte – zu ihrem eigenen Kind, sonst nichts.
Arbeitet KitaDoku mit KI?
Nein. Der Stufenvorschlag ergibt sich aus den abgehakten Kriterien, die Formulierungshilfen sind vorbereitete Textbausteine aus dem Katalog. Es werden keine Daten an KI-Dienste übermittelt.
Passt KitaDoku zu unserer Konzeption?
KitaDoku ist auf die sechs Bildungs- und Entwicklungsfelder des Orientierungsplans Baden-Württemberg abgestimmt. Kriterienkatalog, Logo und Farben passt ihr an eure Einrichtung an.
Was kostet KitaDoku?
Das hängt von der Größe eurer Einrichtung ab. Schreibt uns – ihr bekommt ein Angebot, das zu eurer Kita passt.
KitaDoku – mehr Zeit für die Kinder.
Wir zeigen euch KitaDoku gern in einer kurzen Demo – mit euren Fragen und eurem Kita-Alltag.
oder schreibt an nick.lude@outlook.de